Бухгалтерские услуги

Июль 2010

Бухгалтерия — самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов нужно грамотно. Хранить их следует как минимум несколько лет. А некоторые документы нельзя уничтожать целых 75 лет! Так сколько же должны «жить» бухгалтерские бумаги?

По идее, сроки хранения бухгалтерских документов должны устанавливаться в Законе о бухучете. Но этот Закон, хотя и содержит целую статью, посвященную хранению документов (ст. 17) дает весьма скудную информацию по этому поводу. Так, хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность Закон требует не менее пяти лет. При этом особо оговаривается, что в отношении рабочего плана счетов и других документов учетной политики этот срок считается с года, следующего за тем, в котором данные документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

В остальном же Закон о бухучете отсылает организации к архивному законодательству. А если говорить точнее, то к уже упоминавшемуся Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В нем приведены сроки хранения практически всех возможных документов, которые могут образовываться в деятельности организации. При этом в отношении бухгалтерских документов все сроки в Перечне равны именно пяти годам. Столько нужно хранить бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и квартальную), всевозможные хозяйственные договоры, первичные и кассовые документы, приемо-сдаточные акты и т.п. При этом данные сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за годом прекращения использования документа (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Еще одной особенностью хранения бухгалтерских документов является то, что в законодательстве четко прописано, где и как надо сохранять подобную документацию. А также установлены ответственные лица и порядок доступа к бумагам.
Так, согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.83 № 105) первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы могут храниться либо в архиве организации, либо в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. А бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Перейдем теперь к кадровым документам. Тут сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов.
Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т.п. Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно «всего» 50 лет.

Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет. Столько же положено хранить информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах. Также пятилетний срок установлен для приказов о командировках, награждениях.

Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для табеля учета рабочего времени срок сокращен вообще до 1 года. Также в течение года хранятся графики отпусков и документы на сотрудников, которым отказано в трудоустройстве.
Обратите внимание, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб. за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе. Так что не спешите избавляться от кадровых документов!

Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет. Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога. При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа. А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы. Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но и по окончании применения льготы спешить с уничтожением документов не стоит. Ведь есть еще проверка выездная, которая может проводиться за три предшествующих года

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.

Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету (пункт 5 ПБУ 1/98).

Обращаем внимание, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее по тексту – Положение о документах и документообороте), имея при этом в виду, что данный документ применяется в части, не противоречащей действующему законодательству и нормативным актам. Соответственно каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

Рассмотрим их подробнее.

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03–03–04/2/83)

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

регламентированную информационную систему, отражающую состояние и движение имущества, расчетов и обязательств, собственных финансовых результатов хозяйствующего субъекта.

Бухгалтерский учет фиксирует количественную сторону хозяйственных явлений в неразрывной связи с их качественной стороной путем сплошной, непрерывной, документально обоснованной и взаимосвязанной регистрации всех хозяйственных операций как в натуральных показателях, так и в денежном выражении.

Законодательно устанавливаются порядок государственного регулирования бухгалтерского учета, правила публикации отчетности и меры, обеспечивающие достоверность бухгалтерской информации.

Организация бухгалтерского учета в Российской Федерации, отвечающая Международным стандартам учета и отчетности, ориентированная на требования рыночной экономики, предполагает четырехуровневую систему документов, регулирующих и регламентирующих учет.

Первый уровень системы документов составляют законодательные акты, в которых закрепляются обязательность ведения учета участниками рыночных отношений, основные правила и принципы, необходимые к выполнению.

В международной практике к таким документам относятся либо законы о бухгалтерском учете, либо законы о компаниях, предпринимательской деятельности. Применительно к условиям России – это Гражданский кодекс РФ, Федеральный Закон о бухгалтерском учете № 129-ФЗ от 21.11.96 г., Федеральный закон “Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства” № 222-ФЗ от 29.12.95 г.

Принятый Федеральный закон о бухгалтерском учете подтвердил обязательность ведения бухгалтерского учета во всех организациях (коммерческого и некоммерческого характера), сформулировал общие положения о бухгалтерском учете и основные требования к его ведению, регламентировал бухгалтерскую документацию и его отчетность, определил ответственность за нарушения законодательства и порядок ведения учета.

К первому уровню системы относятся также другие законодательные акты, указы президента и постановления правительства, затрагивающие в той или иной мере вопросы бухгалтерского учета и регулирующие (прямо или косвенно) его постановку

Второй уровень системы включает стандарты (положения) бухгалтерского учета и отчетности, задача которых регламентировать и давать рекомендации о ведении учета на отдельных его участках, по видам операций и специфическим видам деятельности предприятия. Стандарты регулируют вопросы организации учетной работы и формирования учетной политики. Российские стандарты должны быть увязаны и соответствовать Международным стандартам учета и отчетности, исходить из принципов и базовых правил бухгалтерского учета, зафиксированных в документах первого уровня. Помимо разработки стандартов по традиционным для российской практики документам, таким, как Положения по учету основных средств, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, по учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции и другим, предполагается создать стандарты по новым объектам учета и операциям, таким, как учет нематериальных активов, операций с ценными бумагами и т. п.

К числу важнейших стандартов относится План счетов бухгалтерского учета финансовой и хозяйственной деятельности и инструкция по его применению.

Стандарты бухгалтерского учета должны утверждаться соответствующим органом, указания которого будут обязательными для всех.

В последнее время разработаны новые стандарты, такие, как “Учетная политика предприятия” – ПБУ 1/98, “Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство” – ПБУ 2/94, “Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте” – ПБУ 3/95, “Бухгалтерская отчетность организации” – ПБУ 4/96.

Третий уровень системы составляют документы рекомендательного характера, т. е. инструкции, положения, указания, предлагающие возможные варианты организации учета на предприятии в зависимости от его отраслевой принадлежности, размеров, типа производства, организации производства, труда, управления и других факторов на базе основных положений, изложенных в законодательных актах и стандартах.

Документы третьего уровня системы могут разрабатываться не только органом, который утверждает стандарты, но и другими организациями, включая аудиторские, консалтинговые организации и объединения профессиональных бухгалтеров (например, Ассоциацией бухгалтеров и аудиторов СНГ, Российской ассоциацией бухгалтеров и аудиторов и т. п.), союзами и др.

К четвертому уровню системы относятся рабочие документы (инструкции, положения, приказы) предприятия и другие документы, формирующие его учетную политику. Предприятие на основе законодательных актов, российских стандартов разрабатывает и утверждает для собственного применения рабочий план счетов, систему документооборота, формы первичной документации (по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, затрат на производство и по калькулированию себестоимости продукции, реализации и т. д.), учетных регистров, порядок проведения инвентаризаций, внутренней бухгалтерской отчетности.

Полностью восстановить первичные документы за пять, четыре, три года (минимум для налоговой проверки) практически невозможно. Если при этом пострадал бухгалтерский учёт, то картина представляется безрадостной. При отсутствии (значительном или частичном) первичных документов навряд ли удастся выйти на те показатели, которые были заявлены в налоговой инспекции. Но предприятие может восстановить учёт частично, на основе имеющихся сведений.

После окончания работы ответственное лицо может составить акт (иной документ), в котором излагаются причины, по которым продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов нецелесообразно. В этом случае вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии для предъявления к налоговой проверке. Руководитель организации должен принять решение, следует ли предприятию обратиться в налоговую инспекцию с оповещением об утрате документов и о невозможности их полного восстановления. К заявлению желательно приложить акт о составе комиссии с подписями представителей государственных инстанций (пожарного надзора, следственных органов и т. п.), а также акт о прекращении работ по восстановлению документации.

На наш взгляд, лучше обратиться в налоговые органы до назначения налоговой проверки, так как возможностей для маневра у предприятия будет больше. Если решение налогового органа по факту налоговой проверки будет не в пользу налогоплательщика, у предприятия остаётся только один путь — судебный.

Закон не предусматривает полного освобождения налогоплательщиков от ответственности. Статья 126 НК РФ признаёт одним из видов правонарушений непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. Если это правонарушение выражено в отказе организации представить необходимые документы, то согласно пункту 2 названной статьи он влечёт за собой штраф 5000руб. Кроме того, в соответствии со статьей 31 НК РФ налоговые органы имеют право определять суммы налогов, подлежащих внесению в бюджет, расчётным путём на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случае непредставления в течение более двух месяцев необходимых для расчёта налогов документов, отсутствии учёта доходов и расходов, учёта объекта налогообложения и т. д.

Но не нужно полагать, что налоговики непременно начнут карать «погорельца» по полной программе. Материалы налоговой проверки рассматриваются руководителем налогового органа, который может вынести решение об отказе в привлечении налогоплательщика к ответственности за нарушение за совершение налогового правонарушения. В ходе работы над решением руководитель рассматривает представленные письменные разъяснения налогоплательщика, его возражения, материалы и документы по акту проверки (ст. 101 НК РФ). Если решение налоговой инспекции предприятие сочтёт суровым, за ним останется право обжаловать решение в суд.

Факт утраты документов не освобождает предприятие от ответственности. Но работу по восстановлению документов проводить нужно. Это будет являться важным доказательством добросовестности предприятия как для налоговых органов, так и в случае, если интересы организации придется отстаивать в суде.

Теперь о расходах по восстановлению учёта. Каким образом они будут отражаться в бухгалтерском и налоговом учёте? Допустим, что для целей восстановления были привлечены специалист по договору гражданско-правового характера и аудиторская фирма. В целях бухгалтерского учёта подобные расходы не связаны с изготовлением и реализацией продукции (работ, услуг). Не могут они относиться к категории чрезвычайных. К чрезвычайным расходам относятся потери, выраженные в стоимости учитываемого на балансе имущества, уничтоженного вследствие пожара, аварии и тому подобных обстоятельств. К ним же относятся расходы, связанные с ликвидацией последствий этих событий. Восстановление активов организации имеет иной источник. Поэтому расходы по восстановлению первичных учётных и бухгалтерских документов следует отнести к внереализационным расходам.

Произошёл пожар (залив, кража), в результате которого утеряны бухгалтерские документы. Ситуация неприятная, но вполне возможная. Обязанности руководителя организации определены пунктом 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте (утв. Минфином СССР 29.07.83 ? 105). В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи документов. В эту комиссию в необходимых случаях должны входить представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если произошёл залив, следствием которого явилась гибель документов, то к работе в комиссии необходимо привлечь представителей организаций, отвечающих за эксплуатацию зданий. Не следует обольщаться тем, что если вы включили в состав рабочей комиссии представителей соответствующих инстанций, то они с готовностью начнут сотрудничать с вами. Вы можете получить от них протоколы (акты), составленные ими по факту происшествия, например в случае, пожара, или залива. Но если речь пойдёт о краже документов, вам придется приложить немало усилий, чтобы ваше заявление было принято к производству, и был оформлен протокол происшествия. Копию протокола также получить весьма проблематично.

Тем не менее, допустим, что ваши усилия оправдались, все документы от названных инстанций, подтверждающие факт печального события, собраны. Вышеназванное Положение требует оформить результаты работы комиссии актом, который утверждается руководителем пострадавшего предприятия. К сожалению, и эти мероприятия не освобождают организацию от доказательства правильности исчисления налогов.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов. Книги покупок и продаж хранятся пять лет с даты последней записи. А «глубина» выездной налоговой проверки — три года. Перед предприятием встаёт вопрос о необходимости восстановления документов. Прежде чем наметить пути решения этой нелёгкой задачи, предприятию следует определить период, за который оно будет восстанавливать документы.

Нужно проанализировать, каково состояние документации на предприятии в целом? Какие участки документооборота не пострадали? Возможно, вы приятно удивитесь тому, что кладовщик при оприходовании материалов на склад оставляет себе для полноты учёта копию накладной и копию счёта-фактуры поставщика или что кассир хранит кассовую книгу в несгораемом сейфе. Восстановление нужно начинать, исследуя ресурсы вашего предприятия.

Для проведения процедур восстановления документации должно быть назначено ответственное лицо, например, главный бухгалтер. Именно он по закону о бухгалтерском учёте должен обеспечить сохранность первичных документов, учётных регистров, бухгалтерских отчётов и балансов.

На основании проделанного анализа появится возможность определить период восстановления первичных документов, составленных на предприятии. Исходя из этого срока, вы можете начинать восстановление документации от продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, в отношении с которыми имелись деловые связи.

Параллельно вы можете обратиться в обслуживающий банк с запросом о предоставлении копий банковских документов за ряд лет, документация по которым подлежит восстановлению. Если при этом на вашем предприятии сохранились данные бухгалтерского учёта, например компьютерная программа по ведению учёта не пострадала, то вам крупно повезло. Данные вашего учёта совпадают с данными баланса и налоговых расчётов, представленных в налоговую инспекцию. И даже в случае невозможности восстановления всех первичных документов у вас имеется реальная картина бухгалтерского учёта.