Бухгалтерские услуги

Архив рубрики «Бухгалтерские документы»

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей17 Федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации” от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ “О бухгалтерском учете” устанавливает, что: “Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет”.

При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам “в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций – также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги”.

На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права – налогового и бухгалтерского.

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского – 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон № 125-ФЗ);
Основные правила работы архивов организации – одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила);
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее – Перечень);
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете – утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он “предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)” (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 “Учет и отчетность”, содержащий подразделы 4.1. “Бухгалтерский учет и отчетность” и 4.2. “Статистический учет и отчетность”.

Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) – постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников – 75 лет.

Отметки “до минования надобности” и “до замены новым (новыми)” означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим – не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе “Примечание”: например, по договорам о материальной ответственности – 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах – 5 лет после снятия с учета и т.д.

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству – 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации – 15 лет, кино- и фотодокументов – 5 лет и др.).

Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

Например, примечание “При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения” конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.

В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации “обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов”.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода “должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером” (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

В соответствии с пунктом 6.4. Положения “Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены”.

Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам;
Как видно их определения для заполнения бухгалтерской отчетности необходима комплексная автоматизация учета.
Бухгалтерская отчетность организаций, за исключением отчетности бюджетных организаций, а также общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), состоит из:
а) бухгалтерского баланса;
б) отчета о прибылях и убытках;
в) приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;
г) аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;
д) пояснительной записки.
Состав бухгалтерской отчетности бюджетных организаций определяется Министерством финансов Российской Федерации.

Порядок применения унифицированных форм первичных документов:
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” и постановлением Правительства Российской Федерации от 8.07.97 г. N 835 “О первичных учетных документах” Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичных учетных документов.
В унифицированные формы первичных учетных документов (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичных учетных документов остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Форматы бухгалтерских бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бухгалтерских бланков на основе унифицированных форм первичных учетных документов допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Это, так называемые первичные учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет. Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. И естественно возникает вопрос: куда девать все эти “бумажки”? Сдать в архив — скажете вы. Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные документы? А когда этот срок закончится, что делать дальше?

Тем более что в 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. Ну и, конечно же, постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс “Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов”. Последний документ предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон “Об акционерных обществах” содержит требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона. При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот вопрос, не существовало (за исключением документа общего характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям различных организационно-правовых форм — Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).

Теперь же принят специальный документ, определяющий порядок, сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок их уничтожения и передачи в архив — постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

В данной статье мы расскажем о том, как организовать хранение, передачу в архив и уничтожение бухгалтерских документов. При этом мы учтем все последние изменения, произошедшие в законодательстве.

Сразу отметим, что документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (далее — ГОСТ Р 51141-98).

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете — для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

Произошёл пожар (залив, кража), в результате которого утеряны бухгалтерские документы. Ситуация неприятная, но вполне возможная. Обязанности руководителя организации определены пунктом 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте (утв. Минфином СССР 29.07.83 ? 105). В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи документов. В эту комиссию в необходимых случаях должны входить представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если произошёл залив, следствием которого явилась гибель документов, то к работе в комиссии необходимо привлечь представителей организаций, отвечающих за эксплуатацию зданий. Не следует обольщаться тем, что если вы включили в состав рабочей комиссии представителей соответствующих инстанций, то они с готовностью начнут сотрудничать с вами. Вы можете получить от них протоколы (акты), составленные ими по факту происшествия, например в случае, пожара, или залива. Но если речь пойдёт о краже документов, вам придется приложить немало усилий, чтобы ваше заявление было принято к производству, и был оформлен протокол происшествия. Копию протокола также получить весьма проблематично.

Тем не менее, допустим, что ваши усилия оправдались, все документы от названных инстанций, подтверждающие факт печального события, собраны. Вышеназванное Положение требует оформить результаты работы комиссии актом, который утверждается руководителем пострадавшего предприятия. К сожалению, и эти мероприятия не освобождают организацию от доказательства правильности исчисления налогов.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов. Книги покупок и продаж хранятся пять лет с даты последней записи. А «глубина» выездной налоговой проверки — три года. Перед предприятием встаёт вопрос о необходимости восстановления документов. Прежде чем наметить пути решения этой нелёгкой задачи, предприятию следует определить период, за который оно будет восстанавливать документы.

Нужно проанализировать, каково состояние документации на предприятии в целом? Какие участки документооборота не пострадали? Возможно, вы приятно удивитесь тому, что кладовщик при оприходовании материалов на склад оставляет себе для полноты учёта копию накладной и копию счёта-фактуры поставщика или что кассир хранит кассовую книгу в несгораемом сейфе. Восстановление нужно начинать, исследуя ресурсы вашего предприятия.

Для проведения процедур восстановления документации должно быть назначено ответственное лицо, например, главный бухгалтер. Именно он по закону о бухгалтерском учёте должен обеспечить сохранность первичных документов, учётных регистров, бухгалтерских отчётов и балансов.

На основании проделанного анализа появится возможность определить период восстановления первичных документов, составленных на предприятии. Исходя из этого срока, вы можете начинать восстановление документации от продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, в отношении с которыми имелись деловые связи.

Параллельно вы можете обратиться в обслуживающий банк с запросом о предоставлении копий банковских документов за ряд лет, документация по которым подлежит восстановлению. Если при этом на вашем предприятии сохранились данные бухгалтерского учёта, например компьютерная программа по ведению учёта не пострадала, то вам крупно повезло. Данные вашего учёта совпадают с данными баланса и налоговых расчётов, представленных в налоговую инспекцию. И даже в случае невозможности восстановления всех первичных документов у вас имеется реальная картина бухгалтерского учёта.

Полностью восстановить первичные документы за пять, четыре, три года (минимум для налоговой проверки) практически невозможно. Если при этом пострадал бухгалтерский учёт, то картина представляется безрадостной. При отсутствии (значительном или частичном) первичных документов навряд ли удастся выйти на те показатели, которые были заявлены в налоговой инспекции. Но предприятие может восстановить учёт частично, на основе имеющихся сведений.

После окончания работы ответственное лицо может составить акт (иной документ), в котором излагаются причины, по которым продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов нецелесообразно. В этом случае вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии для предъявления к налоговой проверке. Руководитель организации должен принять решение, следует ли предприятию обратиться в налоговую инспекцию с оповещением об утрате документов и о невозможности их полного восстановления. К заявлению желательно приложить акт о составе комиссии с подписями представителей государственных инстанций (пожарного надзора, следственных органов и т. п.), а также акт о прекращении работ по восстановлению документации.

На наш взгляд, лучше обратиться в налоговые органы до назначения налоговой проверки, так как возможностей для маневра у предприятия будет больше. Если решение налогового органа по факту налоговой проверки будет не в пользу налогоплательщика, у предприятия остаётся только один путь — судебный.

Закон не предусматривает полного освобождения налогоплательщиков от ответственности. Статья 126 НК РФ признаёт одним из видов правонарушений непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. Если это правонарушение выражено в отказе организации представить необходимые документы, то согласно пункту 2 названной статьи он влечёт за собой штраф 5000руб. Кроме того, в соответствии со статьей 31 НК РФ налоговые органы имеют право определять суммы налогов, подлежащих внесению в бюджет, расчётным путём на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случае непредставления в течение более двух месяцев необходимых для расчёта налогов документов, отсутствии учёта доходов и расходов, учёта объекта налогообложения и т. д.

Но не нужно полагать, что налоговики непременно начнут карать «погорельца» по полной программе. Материалы налоговой проверки рассматриваются руководителем налогового органа, который может вынести решение об отказе в привлечении налогоплательщика к ответственности за нарушение за совершение налогового правонарушения. В ходе работы над решением руководитель рассматривает представленные письменные разъяснения налогоплательщика, его возражения, материалы и документы по акту проверки (ст. 101 НК РФ). Если решение налоговой инспекции предприятие сочтёт суровым, за ним останется право обжаловать решение в суд.

Факт утраты документов не освобождает предприятие от ответственности. Но работу по восстановлению документов проводить нужно. Это будет являться важным доказательством добросовестности предприятия как для налоговых органов, так и в случае, если интересы организации придется отстаивать в суде.

Теперь о расходах по восстановлению учёта. Каким образом они будут отражаться в бухгалтерском и налоговом учёте? Допустим, что для целей восстановления были привлечены специалист по договору гражданско-правового характера и аудиторская фирма. В целях бухгалтерского учёта подобные расходы не связаны с изготовлением и реализацией продукции (работ, услуг). Не могут они относиться к категории чрезвычайных. К чрезвычайным расходам относятся потери, выраженные в стоимости учитываемого на балансе имущества, уничтоженного вследствие пожара, аварии и тому подобных обстоятельств. К ним же относятся расходы, связанные с ликвидацией последствий этих событий. Восстановление активов организации имеет иной источник. Поэтому расходы по восстановлению первичных учётных и бухгалтерских документов следует отнести к внереализационным расходам.